Definicja, zakres i znaczenie strategiczne

Business Continuity Plan (BCP) to kompleksowy, strategiczny plan, który zapewnia utrzymanie lub szybkie przywrócenie kluczowych funkcji biznesowych organizacji podczas i po incydencie kryzysowym o dużej skali. W przeciwieństwie do Disaster Recovery Plan (DRP), który koncentruje się na IT, BCP ma znacznie szerszy zakres, obejmując ludzi, procesy, technologie, dostawców i lokacje. Jego nadrzędnym celem jest zapewnienie przetrwania organizacji jako going concern, chroniąc jej reputację, wartość rynkową i zdolność do świadczenia usług kluczowym klientom, nawet w najtrudniejszych okolicznościach.

Fazy tworzenia BCP – od analizy do wdrożenia

Tworzenie efektywnego BCP to proces iteracyjny, typically obejmujący kilka kluczowych faz:

1. Analiza Wpływu na Biznes (Business Impact Analysis – BIA) – Jest to fundament całego planu. Identyfikuje i priorytetyzuje krytyczne procesy biznesowe, określając maksymalny akceptowalny przestój (MTPD) dla każdego z nich oraz ich zależności (od IT, dostawców, personelu).
2. Opracowanie strategii ciągłości – Na podstawie BIA wybiera się strategie odtwarzania dla każdego procesu. Mogą to być alternatywne lokacje pracy (workplace recovery), umowy z dostawcami zapasowymi, procedury pracy zdalnej lub manualne obejścia.
3. Opracowanie planu – Dokumentacja wszystkich procedur, list kontaktowych, harmonogramów i informacji o zasobach niezbędnych do realizacji strategii.
4. Testowanie i szkolenia – Przeprowadzanie regularnych ćwiczeń (symulacje, table-top exercises) i szkoleń personelu, aby upewnić się, że wszyscy znają swoje role w razie aktywacji planu.
5. Utrzymanie i ciągłe doskonalenie – Regularne przeglądy i aktualizacje planu w odpowiedzi na zmiany w organizacji, otoczeniu prawnym i pojawiające się zagrożenia.

Rola IT w szerszym kontekście BCP

Podczas gdy DRP jest techniczną realizacją części BCP, rola IT w BCP jest kluczowa i strategiczna. Dział IT odpowiada za zapewnienie, że cele RTO (Recovery Time Objective) i RPO (Recovery Point Objective) dla aplikacji wspierających krytyczne procesy biznesowe są osiągalne. Oznacza to implementację odpowiedniej infrastruktury (backup, replikacja, lokacja DR), ale także ścisłą współpracę z właścicielami procesów biznesowych w celu pełnego zrozumienia ich potrzeb i ograniczeń.

Komunikacja kryzysowa i zarządzanie incydentem

BCP zawiera robust plan komunikacji kryzysowej, który określa, co, kiedy, jak i do kogo będzie komunikowane w trakcie incydentu. Obejmuje to pracowników, klientów, dostawców, organy nadzorcze i media. Kluczowe jest powołanie Zespołu Zarządzania Kryzysowego (Crisis Management Team) z jasno zdefiniowanymi rolami (koordynator, osoba ds. komunikacji, osoba ds. operacji) i uprawnieniami do podejmowania szybkich decyzji.

FAQ

Kto jest ostatecznie odpowiedzialny za BCP w firmie?
Odpowiedzialność spoczywa na najwyższym kierownictwie (CEO, Zarząd). To oni ponoszą odpowiedzialność za przetrwanie firmy. Często powoływany jest kierownik ds. ciągłości działania (BCM Manager) do koordynowania efforts.

Czy BCP jest wymagany prawnie lub przez standardy?
Często tak. Wiele regulacji sektorowych (finanse, ochrona zdrowia, usługi kluczowe – NIS2), a także standardy takie jak ISO 22301, wyraźnie wymagają posiadania planów ciągłości działania.

Jak często należy aktualizować BCP?
Formalny przegląd powinien odbywać się przynajmniej raz do roku. Jednak plan powinien być aktualizowany na bieżąco przy każdej znaczącej zmianie w organizacji, procesie, lub po zakończeniu testów.

Co to jest BIA (Business Impact Analysis)?
To systematyczny proces identyfikacji krytycznych funkcji biznesowych i procesów oraz określenia skutków ich przerwania w czasie. Jest to kluczowe wejście dla ustalenia RTO, RPO i priorytetów odtwarzania.

Czy mała organizacja może sobie pozwolić na BCP?
Tak, skalę i koszt BCP należy dostosować do wielkości i złożoności organizacji. Nawet prosty, przemyślany plan jest lepszy niż jego brak. Istnieją ramy i szablony dostosowane do potrzeb MŚP.